Helman PTA Minutes Dec 17, 2013

Called to Order at 6:36 PM In attendance: Troy Forrest, Gus Janeway, Phillip Krayna, Trish Dorr, Brenda Cornett, Aleah Heil, Kelly Martin, Mia Driscoll, Becky Sniffen, Tracy Harding (Rogue Valley Farm 2 School), Meredith Page, Jill Williams, John Williams, Dana …

Helman PTA Minutes November 12, 2013

In attendance: Gus Janeway, Colleen Gibbs, Laurie Kemper, Philip Krayna, Aleah Heil, Samantha Hodesson, Debbie Tegarden, Becky DeSalvo Glenna Stiles, Kari Smith, Mary Snowden, Erin Finney, Mia Driscoll, Becky Sniffen, Blaine Pickett, Arianna VanHeusen, Jill Williams, Trish Dorr Call to …

Helman PTA Minutes Oct 8, 2013

In attendance: Trish Dorr, Teresa Yurchis, Arianna Van Heusen, Philip Krayna, Marisa Dunbrasky, Mary Snowden, Mia Driscoll, Michelle Cuddeback, Niki DelPizzo, Melina Barker, Brenda Cornett, Julie McGrath, Sue McGrath, Michelle Ross, Blaine Pickett, Debbie Tegardon, Erin Finney, Aleah Heil, Meredith …

Helman PTA Minutes September 10, 2013

In Attendance: Gus Janeway (President), Becky Sniffen (Vice President), Laurie Kemper (Treasurer), Jill Williams (Secretary), Mia Driscoll, Tia Mclean, Julie Simpson, Sue McGrath, Glenna Stiles, Debbie Tegarden, Arianna VanHeusen, Aleah Heil, Mary Snowden, Brenda Cornett, Dana Crawford, Eric Grace, Philip …

Helman PTA Minutes September 18, 2012

Attendees: Board: Blaine Pickett, Gus Janeway, Becky Sniffen, Kayde Lemley, Kieran Taylor, Colleen Gibbs Also:  Glenna Stiles, Mia Driscoll, Jacqueline Neuwirth, Niki DelPizzo, Jill Williams, Trish Dorr, Kiley Shannon, Joe Shannon, Mike Stiles, Emily Johnston, Amy Couture, John Williams, Linda Gerschler, Sheri Cellini, Jessica Leidall Motions: Treasurer Position ‐ Gus Janeway voted in as Treasurer. Scrip Sales – Motion made to discontinue program.  Many volunteer hours required under current program, small profit. • John Williams reported that two years ago, Scrip netted $2400/year, $200/month, including summer.  Program complexity increased with introduction of 3rd party cards.  He suggests we re‐simplify by offering only Coop and Shop n Kart Scrip.  Mia agrees program declined when we went to national brands.  Prior to that, regular purchasers were contacted via email twice/month; no sales at Scrip table was required. • Blaine will look at last year’s financials re Scrip to inform any decision.  Gus and the to‐be‐formed Finance Committee will present their recommendation at next meeting.  Voted to table discussion until October meeting. Meeting Format Change – Kieran and Gus attended the State PTA Meeting.  Kieran proposed changing PTA meeting format similar to some other schools that use a Consent Agenda format. • Under Consent Agenda format, information, including the prior meeting’s minutes, current agenda, and committee reports, are emailed to members one week prior to meeting.  Comments, feedback, changes are welcome via email.  No response implies consent.  This format empowers members with prior information and can reduce meeting times significantly. • Concern expressed about losing meeting attendees and limiting ability to debate issues effectively.  Sherri suggested time limits on the agenda will keep meeting time in check. • Voted to trial basis of consent agenda including only prior minutes, agenda and treasurer report. Proposals: Battle of the Books program Linda Gerschler, director of Bellview’s Battle of the Books presented. …

Helman PTA Minutes August 28, 2012

Attendees:  Kieran Taylor, Blaine Pickett, Kayde Lemley, Becky Sniffen, Colleen Gibbs, Trish Dorr, Berit Larson, Anna Houppermans, Deltra Ferguson, Sherri Cellini, Mia Driscoll, Glenna Stiles, Jessica Leidall, Meredith Paige, Susan Hunt Kieran called meeting to order.  Introduction of all attendees. Approval of previous minutes: Corrections: Incorrect date – change to 26th.  Add Becky and Matt Sniffen as coordinator of Science Fair.  Misspelling of “Hering”. Colleen requested input regarding the best way to disseminate PTA meeting information (earlier feedback was that some members prefer detailed minutes, others prefer shorter summary). It was decided that this year’s minutes will be summarized in email to members, with a link to the full minutes on PTA web page. New Oregon rule:  School members cannot collect money or email re collecting money, so this will affect the way things are done throughout the year. • Glenna will get further clarification of what’s acceptable under this new rule, and will talk to other principals to see how other schools are doing fundraising notices in light of new law. • For classroom money collections, Sherri suggested children put money into shoebox and PTA member collects. • Kayde proposed a questionnaire that asks parents if their email can be included in a PTA directory, and be included in school fundraising emails. PTA EVENTS PLANNING DISCUSSION: School Directory: • Because of the amount of confidential information that must be input by a school employee, the directory cannot be completed until October, according to Malinda. • Malinda has offered to work on weekends to get it done sooner if she gets paid.  Mia asked if PTA can hire Malinda.  Would need to find out if PTA allowed to spend funds that way and need cost estimate. • It was decided that classroom liasons facilitate a class list for each class until directory can be completed without additional cost.  Kayde will add this to list of classroom liason responsibilities. Yahoo/Boohoo Coffee: Update by Jessica Leidall: • Signage done, Needs many volunteers for events.  Feedback from attendees is to expect about 75 parents for Yahoo. …